J’ai récemment assisté à une conférence qui se tenait dans un bel auditorium où des orateurs de renom se sont succédé sur scène. Tous n’ont pas su retenir l’attention du public de la même manière, et parmi la centaine de personnes présentes, certaines ont commencé à consulter leur téléphone mobile, voire leur ordinateur portable, ou chausser des lunettes de vue et tranquillement faire autre chose que d’écouter les intervenants.
De tels comportements sont aussi de plus en plus fréquents dans les réunions de travail en plus petit comité. Bien entendu, certains prennent des notes sur leurs appareils électroniques et sont donc concentrés sur la séance. Mais il ne s’agit probablement pas de la majorité. Bon nombre de personnes travaillent en réunion, mais sur un tout autre sujet que celui qui est débattu, alors que d’autres se laissent franchement distraire et lisent les nouvelles, se renseignent sur la météo ou jouent à des jeux en ligne.
L’enjeu est de taille, plusieurs études montrant que la distraction induite par les outils numériques coûterait plus cher aux entreprises que les absences maladie. Les employés ont du mal à rester concentrés sur une tâche et perdent en productivité. Etre connecté en permanence peut provoquer du stress, réduit la frontière entre vie privée et professionnelle et ne permet plus de lever la tête du guidon. Que peuvent faire les entreprises face à ce phénomène?
Un collaborateur qui voit son chef regarder son smartphone en réunion plutôt que d’écouter ce qui se dit se sentira légitimé à agir de la même manière
Véronique Kämpfen
Les pistes d’amélioration sont de plusieurs natures. L’exemplarité en est une. Un collaborateur qui voit son chef regarder son smartphone en réunion plutôt que d’écouter ce qui se dit se sentira légitimé à agir de la même manière. Les cadres se doivent de montrer l’exemple et garder leurs appareils éteints. Cela permet non seulement de rendre les séances plus productives, mais aussi d’écourter celles qui génèrent manifestement tellement d’ennui qu’il devient difficile de résister à la tentation de se distraire.
Une autre voie possible est de faire participer les collaborateurs à la rédaction d’une charte fixant les lignes directrices de l’utilisation des outils numériques. Cela offre la possibilité de mettre un terme au laisser-aller qui règne très souvent sur ces questions, tout en évitant de tomber dans l’interdiction, qui génère frustration et incompréhension. Impliquer différents profils à l’élaboration d’un tel guide offre l’avantage de considérer les habitudes de toutes les générations et de les intégrer dans un document susceptible d’évoluer.
Une prise de conscience est nécessaire. Les outils numériques ont amené une accélération bienvenue de nombreux processus et une certaine souplesse dans l’organisation du travail. Mais ils ont aussi généré une surcharge informationnelle, une fatigue mentale et du stress. Dans ce contexte, les interactions humaines et les échanges informels entre individus doivent continuer à trouver leur place, pour qu’un nouvel équilibre puisse se faire jour. Il en va du bien-être des travailleurs et de la productivité des entreprises.